Neu in JOBSON 3 für Agenturen in Tschechien und der Slowakei: Vertriebs-CRM, Kundenaufträge, Lohnzettel aus einer PDF und Zahlungsabgleich

Dieser Beitrag beschreibt Neuerungen für Personalagenturen in Tschechien und der Slowakei. Was JOBSON 3 für Personaldienstleister in Deutschland neu bietet, lesen Sie in unseren übrigen Neuigkeiten.

Ein Produktionsbetrieb ruft an: Ab Montag braucht er fünf Leute für die Nachtschicht. Der Vertrieb notiert es in einem Heft, die Koordinatorin zählt in einer Tabelle, wie viele Leute dort schon arbeiten, und am Monatsende teilt die Lohnbuchhaltung eine PDF mit 180 Lohnzetteln auf, während die Buchhaltung den Kontoauszug abhakt. Seit dem 27. 10. 2026 greift in JOBSON 3 alles ineinander: Anfrage, Kundenauftrag, Recruiting, Lohnzettel und Zahlungen.

Hier der Überblick über das Release: vier wichtige Neuerungen, jeweils mit Nutzen und ersten Schritten, und am Ende weitere Verbesserungen.

Hat JOBSON ein CRM für Personalagenturen?

Ja, ein einfaches Vertriebs-CRM auf Basis Ihrer Kunden. Im Menü Vertrieb führen Sie Anfragen von Unternehmen in einer Pipeline, Phase für Phase vom ersten Kontakt bis zum Abschluss. Jede Chance hat Personenzahl, Monatswert, Wahrscheinlichkeit und einen nächsten Schritt mit Termin. Eine gewonnene Anfrage wandeln Sie in einem Assistenten in Kunde, Vertrag, Einsatzort mit Positionen, Kundenauftrag und Stellen im Recruiting um, ohne erneutes Abtippen.

• Phasen nach Ihren Vorstellungen: Die Pipeline legen Sie aus einer Vorlage an (Neuer Kontakt, Termin, Angebot, Verhandlung, Gewonnen, Verloren), die Phasen können Sie umbenennen oder neu anordnen. Chancen ziehen Sie im Kanban-Board von Phase zu Phase.
• Firma aus dem Register: Bei einer Firma, die noch kein Kunde ist, werden Name und Sitz aus ARES übernommen, bei slowakischen Firmen aus RPO.
• Anfrageformular: Die angefragten Stellen schlägt die KI aus einem hochgeladenen Formular (PDF, DOCX oder Foto) für 2 Credits vor, und Sie bestätigen jede einzelne.
• Prognose und Auswertungen: gewichtete Prognose nach Monaten, Konversion zwischen Phasen, Dauer bis zum Gewinn und verlorene Chancen nach Grund.
• Kontakttagebuch und Aufgaben bei der Chance und beim Kunden. Bei der Umwandlung gehen sie auf den Kunden über.

Der Vertrieb ist optional, und die Beträge darin sieht nur, wer die Abrechnungskonditionen verwalten darf. Mehr im Modul Kunden und Einsatzorte.

Wie erfasst eine Personalagentur Kundenaufträge für Personal?

In JOBSON 3 legen Sie beim Kunden einen Kundenauftrag mit seiner Auftragsnummer und dem Zeitraum an und darin Auftragspositionen: Position, Personenzahl, Zeitraum, Wochenstunden und Schichten. JOBSON berechnet für jede Auftragsposition die Besetzung, zum Beispiel „3 von 5“, und zeigt sie beim Auftrag, beim Kunden und in der Übersicht aller Kundenaufträge. Aus einer Auftragsposition legen Sie mit einem Klick eine Stelle im Recruiting an, und wer über diese Stelle eintritt, wird dem Auftrag automatisch angerechnet.

• Kundenauftrag oder Stelle: Der Kundenauftrag sagt, was der Kunde bestellt hat. Die Stelle im Recruiting sagt, wen die Agentur gerade sucht. Eine Stelle aus einer Auftragsposition übernimmt Einsatzort, Position und die Zahl der noch fehlenden Personen.
• Einsatz zur Auftragsposition: Beim Einsatz einer Person wählen Sie die Auftragsposition. Wären es mehr Personen, als der Kunde bestellt hat, oder läge der Einsatz außerhalb des Zeitraums, weist JOBSON darauf hin.
• Ende des Auftrags: Zieht der Kunde den Auftrag zurück, beenden Sie ihn zu einem Stichtag samt den verknüpften Einsätzen.
• Vertrag mit dem Kunden: Die Vereinbarung über die vorübergehende Zuweisung nach § 308 des tschechischen Arbeitsgesetzbuchs bereiten Sie im Kundenauftrag aus einer Mustervorlage vor, die Sie anpassen. Optional weist JOBSON drei Tage vor Einsatzbeginn darauf hin, bei wem der übergebene Vertrag fehlt. Die vergleichbaren Arbeits- und Lohnbedingungen ergänzen Sie in der Vereinbarung selbst.

Kundenaufträge sind optional, ohne sie funktionieren Rechnungsstellung und Lohnvorbereitung wie bisher. Wer sie bei jedem Einsatz haben möchte, schaltet die Option „Einsatz erfordert einen Auftrag“ ein. Mehr im Modul Kunden und Einsatzorte.

Wie verteilt eine Personalagentur Lohnzettel schnell an ihre Mitarbeiter?

Sie laden eine PDF mit allen Lohnzetteln aus dem Lohnprogramm hoch. JOBSON liest sie aus, teilt sie nach Personen auf, ordnet jeden Lohnzettel über den Namen einem Mitarbeiter mit Arbeitsverhältnis im jeweiligen Monat zu und überlässt unsichere Fälle Ihnen. Nach Ihrer Prüfung versendet JOBSON die Lohnzettel mit einem Klick: Wer die JOBSON Mitarbeiter-App nutzt, findet ihn dort, alle anderen erhalten ihn per E-Mail als passwortgeschützte PDF.

• Lohnprogramme: Lohnzettel aus den tschechischen Programmen ESO9, Money S3 und PAMICA liest JOBSON kostenlos und ohne KI. PAMICA druckt zwei Lohnzettel pro Seite, jeder erhält nur seinen eigenen. Lohnzettel aus anderen Programmen liest die KI für 1 Credit pro Seite, den Preis sehen Sie vorher.
• Urlaub und Durchschnittsverdienst: Aus den Lohnzetteln liest JOBSON auch den Urlaub (Anspruch, genommen und Rest) und den Durchschnittsverdienst, der für Lohnersatz maßgeblich ist. Den Durchschnittsverdienst speichert JOBSON bei den Personen, wenn Sie das beim Hochladen ankreuzen.
• Passwort: Das Passwort der PDF ist das Geburtsdatum im Format TTMMJJJJ. Das Passwort selbst steht nicht in der E-Mail.
• Wer Lohnzettel sieht: nur Benutzer mit der entsprechenden Berechtigung, standardmäßig der Administrator der Agentur und die Lohnbuchhaltung. Die Lohnzettel bleiben beim Mitarbeiter in JOBSON.
• Nichts geht ohne Prüfung hinaus: Sie können die Lohnzettel auch nur speichern und später versenden.

JOBSON berechnet keine Löhne. Den Lohnzettel erstellt Ihr Lohnprogramm, JOBSON liest ihn aus, teilt ihn auf und stellt ihn zu. Mehr im Modul Lohnvorbereitung.

Wie werden Zahlungen aus dem Kontoauszug automatisch Rechnungen zugeordnet?

JOBSON 3 liest den Kontoauszug des Agenturkontos ein und ordnet eingehende Zahlungen den Kundenrechnungen und ausgehende Zahlungen den Ausgaben zu. Stimmen Variabelsymbol oder Rechnungsnummer und Betrag, trägt JOBSON die Zahlung selbst ein. Teilzahlungen, Überzahlungen und Sammelzahlungen für mehrere Rechnungen werden als Vorschlag zur Bestätigung vorbereitet.

• Formate: CAMT.053 (XML) und das tschechische GPC (ABO). Das Format erkennt JOBSON selbst.
• Wege des Kontoauszugs: Datei-Upload, Zusendung per E-Mail an die Adresse der Agentur oder bei der Fio banka per API mit einem Token nur zum Lesen. Von Fio werden Umsätze einmal pro Stunde abgerufen.
• Keine Doppelungen: Derselbe Umsatz wird nur einmal eingelesen, eine Zahlung nie zweimal auf eine Rechnung eingetragen. Jede Zuordnung lässt sich rückgängig machen.

Eine bezahlte Rechnung erscheint sofort in den Einnahmen und in der Cashflow-Prognose. Mehr im Modul Finanzen und Rechnungen.

Was ist in JOBSON 3 außerdem neu?

• Bewerbungen aus Jobs.cz, Prace.cz und Profesia in einem System: Die Benachrichtigungen der Portale leiten Sie per Regel in Ihrem Postfach an die Adresse der Agentur weiter, und JOBSON legt daraus Bewerber mit Quelle, Kontaktdaten und dem Lebenslauf aus dem Anhang an. Das Erkennen der Benachrichtigung kostet keine Credits. Mehr im Modul Recruiting.
• Gültigkeit von Staplerscheinen und anderen Qualifikationen: Jede Person hat Qualifikationen mit Gültigkeitsdatum, und das Matching bei der Stelle prüft ihre Gültigkeit zum Einsatzbeginn. Ausbildung, Berufserfahrung und Qualifikationen schlägt die KI aus dem Lebenslauf vor. Mehr im Modul Personaldatenbank.
• Vollständiger Datenexport: Der Administrator der Agentur lädt jederzeit die gesamte Agentur als ZIP herunter, als JSON und CSV, mit Dokumenten und README. Ihre Daten gehören Ihnen.
• Zwei Karten derselben Person lassen sich zusammenführen, die Historie bleibt erhalten.
• App-Einladungen und SMS gehen in der Sprache der Person hinaus: Tschechisch, Slowakisch, Englisch, Ukrainisch, Polnisch oder Deutsch.
• Ein befristetes Arbeitsverhältnis verlängern Sie zusammen mit den Einsätzen in einem Schritt.

Über den KI-Assistenten fragen Sie in einem Satz, zum Beispiel „Welchen Kunden fehlen laut Kundenaufträgen Leute?“ oder „Welche Zahlungen aus der Bank sind noch nicht zugeordnet?“ Der Assistent schreibt nur nach Ihrer Bestätigung.

Häufige Fragen

Wodurch unterscheidet sich der Vertrieb in JOBSON von einem üblichen CRM?

Er ist mit dem Rest der Agentur verbunden. Eine Anfrage enthält die angefragten Stellen mit Schichten, Arbeitszeit und Lohnkonditionen, und nach dem Gewinn entstehen daraus Kunde, Kundenauftrag und Stellen im Recruiting. E-Mails liest der Vertrieb nicht selbst ein: Eine weitergeleitete Anfrage erfasst der KI-Assistent nach Ihrer Bestätigung als Chance. Marketingkampagnen deckt der Vertrieb nicht ab.

Muss ich Kundenaufträge in JOBSON nutzen?

Nein. Kundenaufträge sind optional, ohne sie funktioniert alles wie bisher. Sie eignen sich für Agenturen, denen der Kunde unter einem Rahmenvertrag Aufträge über Personal schickt. Wer bei jedem Einsatz einen Kundenauftrag haben möchte, schaltet die Option „Einsatz erfordert einen Auftrag“ ein.

Berechnet JOBSON Löhne?

Nein. Lohn und Lohnzettel berechnet Ihr Lohnprogramm oder Ihre Lohnbuchhaltung. JOBSON bereitet den Bruttolohn aus der Zeiterfassung als Grundlage vor und liest anschließend die fertigen Lohnzettel aus, teilt sie nach Personen auf und verteilt sie an die Mitarbeiter.

Aus welchen Lohnprogrammen liest JOBSON Lohnzettel?

Kostenlos und ohne KI aus den tschechischen Programmen ESO9, Money S3 und PAMICA. Lohnzettel aus anderen Programmen liest die KI für 1 Credit pro Seite, den Preis sehen Sie vor dem Auslesen. Für Agenturen in Deutschland ist diese Funktion derzeit nicht gedacht.

Kann ein Mitarbeiter einen fremden Lohnzettel bekommen?

JOBSON ordnet einen Lohnzettel nur selbst zu, wenn der Name auf genau eine Person mit Arbeitsverhältnis im jeweiligen Monat passt. Bei zwei Treffern oder einem unbekannten Namen entscheidet ein Mensch. Ein nicht zugeordneter Lohnzettel wird weder gespeichert noch versendet.

Muss der Arbeitgeber einen Lohnzettel ausstellen, und darf er ihn elektronisch versenden?

In Tschechien verpflichtet § 142 Abs. 6 des tschechischen Arbeitsgesetzbuchs den Arbeitgeber, bei der monatlichen Abrechnung des Lohns einen Beleg über die einzelnen Lohnbestandteile und die Abzüge auszustellen. Den elektronischen Versand regelt der Arbeitgeber üblicherweise in einer internen Vorschrift oder mit Zustimmung des Mitarbeiters. In der Slowakei ist ein elektronischer Lohnzettel nach vorheriger Vereinbarung mit dem Mitarbeiter möglich. Prüfen Sie die Einzelheiten mit einem Rechtsanwalt oder Ihrer Lohnbuchhaltung.

Prüft JOBSON, ob vor dem Einsatzbeginn ein Vertrag mit dem Kunden vorliegt?

Nach dem Einschalten der Option „Einsatz erfordert vor Beginn einen Vertrag mit dem Kunden“ weist JOBSON drei Tage vor Einsatzbeginn darauf hin, bei wem ein übergebener oder unterschriebener Vertrag fehlt. Den Einsatzbeginn blockiert JOBSON nicht. Den Vertrag schickt JOBSON dem Kunden weder zu, noch lässt es ihn unterschreiben, die Übergabe erfassen Sie selbst.

Ist JOBSON mit Jobportalen verbunden?

JOBSON übernimmt Bewerbungen aus Jobs.cz, Prace.cz, Profesia.sk, Indeed, StepStone und der Jobbörse aus den Benachrichtigungen, die Sie per Postfachregel an die Adresse der Agentur weiterleiten. Stellenanzeigen veröffentlicht JOBSON noch nicht.