Neu in JOBSON: Überlassungsdauer, Equal Pay, Branchenzuschläge, DATEV und E-Rechnung

In den letzten Wochen ist JOBSON für Personaldienstleister in Deutschland ein großes Stück gewachsen. Überlassungshöchstdauer und Equal Pay, Branchenzuschläge, GVP-Tarif, Export für DATEV, E-Rechnung, Arbeitszeitkonto und dazu viele Verbesserungen für Disposition, Vertrieb und Lohnvorbereitung.

Wenn Sie JOBSON bereits nutzen, finden Sie hier zu jeder Neuerung, wo sie in der Anwendung steht und wie Sie anfangen.

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Inhalt

1. Überlassungshöchstdauer und Equal Pay
2. Branchenzuschlag und GVP-Tarif
3. Export für DATEV
4. Rechnung und E-Rechnung
5. Arbeitnehmerüberlassungsvertrag und Konkretisierung
6. Zweite Prüfung gelesener Stundennachweise
7. Weitere Neuerungen für Ihren Alltag
8. One more thing…
9. Häufige Fragen

Wie behalten Sie Überlassungshöchstdauer und Equal Pay im Blick?

Derselbe Mitarbeiter darf höchstens 18 Monate beim selben Kunden eingesetzt werden, nach 9 Monaten steht ihm Equal Pay zu. JOBSON zählt alle Einsätze beim Kunden zusammen, an allen Einsatzorten und in allen Aufträgen, berechnet die Überlassungsdauer und erinnert vor Ablauf. Auf der Personenkarte sehen Sie je Kunde den letzten zulässigen Einsatztag und den Tag, ab dem Equal Pay gilt.

• Frühere Einsätze: Einsätze über andere Personaldienstleister erfassen Sie mit der Erklärung des Mitarbeiters. Eine Unterbrechung von mehr als 3 Monaten setzt die Zählung zurück.
• Rechtzeitig erinnert: die Liste „Zu erledigen“ zeigt „Höchstüberlassungsdauer rückt näher“, „Equal-Pay-Anspruch rückt näher“ und „Vergleichsentgelt beim Kunden fehlt“.
• Vergleichsentgelt: auf der Auftragsposition erfasst. Ab dem Anspruchstag erscheint die Differenz im Bruttolohn als Equal-Pay-Ausgleich.
• Abweichende Höchstdauer: nach Tarifvertrag der Einsatzbranche oder Betriebsvereinbarung pro Kunde mit Gültigkeitsdatum.

So geht's: Personenkarte › Abschnitt Einsätze › Block Überlassungsdauer. Die Fristen aller Mitarbeiter stehen in Zu erledigen.

Wie berechnet JOBSON den Branchenzuschlag?

Sie legen beim Kunden nur die Branche fest, zum Beispiel Metall- und Elektroindustrie. JOBSON bestimmt die Stufe nach der ununterbrochenen Einsatzdauer, berechnet den Zuschlag und schlägt ihn auf den Lohn auf. Zwei Wochen vor dem Wechsel in eine höhere Stufe sehen Sie es in der Liste.

• Stufen nach Branchenzuschlagstarifvertrag, Deckelung nach dem Vergleichsentgelt, wenn der Kunde sie geltend macht.
• Mit Branchenzuschlag entsteht der Equal-Pay-Anspruch nach 15 statt nach 9 Monaten. JOBSON zeigt das entsprechende Datum.
• GVP-Tarif: Entgeltgruppen, gesetzliche Mindestlöhne und Erfahrungszuschlag in den Lohntabellen. Tarifänderungen und Stufenwechsel landen in der Übersicht „Tarifänderungen“, wo Sie über die Verrechnungssätze entscheiden.

So geht's: Kundenkarte › Abschnitt Branchenzuschlag › Branche festlegen. Tarifänderungen finden Sie unter Finanzen › Abrechnungsbedingungen.

Wie kommen die Lohndaten nach DATEV?

JOBSON erstellt aus der Zeiterfassung eines abgeschlossenen Monats die Bewegungsdaten für DATEV LODAS oder Lohn und Gehalt: geleistete Stunden, Equal-Pay-Ausgleich, Branchenzuschlag, Zuschläge und Arbeitszeitkonto, jeweils mit der Lohnart Ihrer Kanzlei und auf Wunsch nach Kostenstelle. Rechnungen gehen als Buchungsstapel (SKR03) an die Buchhaltung.

• Fehlt eine Personalnummer oder eine Lohnart, stoppt der Export und zeigt, was zu ergänzen ist.
• Die Lohnabrechnung nach deutschem Recht direkt in JOBSON bereiten wir vor. Bis dahin rechnet Ihre Kanzlei oder Ihr Lohnprogramm mit den exportierten Daten ab.

So geht's: Einstellungen für Stundennachweise › Lohnexport nach DATEV: Beraternummer, Mandantennummer und Lohnarten eintragen. Danach Zeiterfassung › Stundennachweise › Export nach DATEV.

Rechnung nach deutschem Recht und E-Rechnung

Rechnungen stellen Sie auf Deutsch oder Englisch mit den Angaben nach § 14 UStG aus. Für die E-Rechnung wählen Sie XRechnung oder ZUGFeRD, je nach Kunde. Eingehende E-Rechnungen im Format XRechnung und ZUGFeRD liest JOBSON ohne KI und ohne Credits in die Ausgaben ein.

So geht's: Finanzen › Rechnungen. Das Format der E-Rechnung legen Sie in den Abrechnungseinstellungen fest.

Arbeitnehmerüberlassungsvertrag und Konkretisierung

Den Arbeitnehmerüberlassungsvertrag mit dem Kunden und die Konkretisierung für jeden Mitarbeiter erstellen Sie aus Vorlagen, die Sie an Ihre Verträge anpassen. JOBSON hält fest, wann der Vertrag dem Kunden übergeben und unterschrieben wurde, und weist bei Einsätzen ohne Vertrag darauf hin.

So geht's: Kundenauftrag oder Kundenkarte › Vertrag erstellen.

Wer prüft die Stundennachweise, die die KI gelesen hat?

JOBSON liest Stundennachweise aus PDF und Scans. Neu prüft ein zweites, sogenanntes Entscheidungsmodell jeden gelesenen Wert noch einmal gegen die Seite des Dokuments. Wo es zweifelt, steht im Raster das Zeichen ◇, und Sie prüfen nur diese Tage statt des ganzen Nachweises.

• Schickt ein Kunde ein neues Formular, hält JOBSON das Lesen an, bevor Credits verbraucht werden.
• Bei Nachrichten von Bewerbern über WhatsApp und Telegram empfiehlt das Modell, welche sich zum Auslesen lohnen.
• Die Prüfung kostet keine Credits. Entscheiden tut immer ein Mensch.

Weitere Neuerungen für Ihren Alltag

Mehrere Agenturen? Personen über alle Agenturen verwalten

Wer mehrere Agenturen desselben Inhabers führt, durchsucht jetzt die Personen aller Agenturen auf einmal und überträgt Mitarbeiter in eine andere Agentur, auch mehrere gleichzeitig. Das Arbeitsverhältnis endet in der einen Agentur und beginnt in der anderen, Personenkarte und Dokumente gehen mit, die Unterkunft kann auf demselben Bett weiterlaufen.

So geht's: Personen › Alle meine Agenturen. Zum Übertragen markieren Sie Personen und klicken auf In andere Agentur übertragen.

Vertrieb: Kundenanfragen nach Phasen

Anfragen von Unternehmen führen Sie in einer Pipeline vom ersten Kontakt bis zum Auftrag, mit Anzahl Personen, Monatswert, Wahrscheinlichkeit und gewichteter Prognose. Eine gewonnene Chance wird mit einem Assistenten zu Kunde, Einsatzort, Positionen und Kundenauftrag.

Kundenaufträge mit Besetzung „2 von 5“

Der Kunde bestellt fünf Montagemitarbeiter für die Nachtschicht. Am Auftrag sehen Sie, wie viele schon im Einsatz sind und wie viele fehlen. Aus der Position legen Sie mit einem Klick eine Stelle im Recruiting an.

Kontobewegungen mit Rechnungen abgleichen

Laden Sie einen Kontoauszug im Format CAMT.053 hoch. JOBSON ordnet eingehende Zahlungen den Rechnungen und ausgehende den Ausgaben zu. Teilzahlungen und Sammelzahlungen schlägt es zur Bestätigung vor.

Schicht nur für einzelne Mitarbeiter ändern

Am Samstag wird eine Person mehr in der Frühschicht gebraucht. Statt den Schichtplan der ganzen Gruppe neu zu zeichnen, wählen Sie Personen und Tag und fügen eine Schicht hinzu, ändern die Zeit oder geben frei. Die Benachrichtigung in der Mitarbeiter-App bekommt nur, wen es betrifft.

Belegungsplan aller Unterkünfte

Belegt, frei, Auszug innerhalb einer Woche und Anreisen über alle Unterkünfte auf einer Seite, mit einem Klick bis zum Zimmer.

Bewerbungen aus Stellenportalen und Qualifikationen aus dem Lebenslauf

Benachrichtigungen von StepStone, Indeed und der Jobbörse leiten Sie per Regel an die Adresse Ihrer Agentur weiter. JOBSON legt daraus Bewerber mit Quelle, Kontakt und Lebenslauf an. Ausbildung, Erfahrung und Qualifikationen wie den Staplerschein mit Gültigkeit schlägt die KI aus dem Lebenslauf vor.

Fernunterschrift

Einen Vertrag unterschreibt der Mitarbeiter auf dem eigenen Telefon. Er bekommt einen Link, bestätigt sich mit einem Code per SMS und unterschreibt. Sie sehen, wann er den Link geöffnet, das Dokument gelesen und unterschrieben hat.

Deutsche Personaldaten und Einrichtungsassistent

• Deutsche Personaldaten: Steuer-ID mit Prüfung, Steuerklasse, Kirchensteuer, Sozialversicherung am Arbeitsverhältnis, voreingestellte Arbeitgeberbeiträge.
• Einrichtungsassistent mit Handelsregister, Steuernummer, AÜG-Erlaubnis, Betriebsnummer, VBG, E-Rechnung und DATEV.
• Personen mit doppelter Karte führen Sie zu einer zusammen, die ganze Historie bleibt. Den vollständigen Export aller Daten Ihrer Agentur laden Sie jederzeit als ZIP herunter.

One more thing…

Arbeitszeitkonto und einsatzfreie Zeit

Und dann ist da noch das Arbeitszeitkonto, ganz frisch seit dieser Woche. Plusstunden und Minusstunden führt JOBSON für jedes Beschäftigungsverhältnis aus der Zeiterfassung, nach GVP-Tarif. Sie sehen auf einen Blick, wer über der Obergrenze liegt, bei wem die Ausgleichsfrist abläuft und wem der Vortragswert fehlt.

• Obergrenze 150 Std., mit Insolvenzsicherung 200 Std., saisonal 230 Std. für einen Zeitraum mit Begründung.
• Auszahlung aus dem Arbeitszeitkonto mit Tarifstundenlohn, Ausgleich bei Beendigung, Ausgleichsfrist auf der Personenkarte.
• Einsatzfreie Zeit: Tage, an denen das Beschäftigungsverhältnis läuft, der Mitarbeiter aber keinen Einsatz hat, erfassen Sie in einem Monatsraster mit der Art des Tages. Ohne vollständige Erfassung lässt sich der Monat nicht abschließen.
• Im Export nach DATEV gehen die vereinbarten Stunden statt der geleisteten und die Auszahlung aus dem Konto.

So geht's: Zeiterfassung › Arbeitszeitkonten und Zeiterfassung › Einsatzfreie Zeit.

Häufige Fragen

Berechnet JOBSON die Löhne?

Noch nicht. Die Lohnabrechnung nach deutschem Recht bereiten wir vor. Heute bereitet JOBSON die Lohndaten aus der Zeiterfassung vor, einschließlich Branchenzuschlag und Equal-Pay-Ausgleich, und exportiert sie für DATEV LODAS oder Lohn und Gehalt.

Werden frühere Einsätze bei anderen Personaldienstleistern berücksichtigt?

Ja, wenn Sie sie erfassen. Ein öffentliches Register gibt es nicht. JOBSON übernimmt die Erklärung des Mitarbeiters und rechnet frühere Einsätze an, wenn die Unterbrechung nicht länger als 3 Monate war.

Was kostet JOBSON?

Ab 39 € im Monat zzgl. MwSt. für eine Agentur mit bis zu 3 Benutzern im System, KI-Credits inklusive. Die ersten 30 Tage sind kostenlos und ohne Kreditkarte. Den genauen Preis berechnen Sie auf der Preisseite.