Überlassungsdauer, Equal Pay, Branchenzuschläge und DATEV: JOBSON für Personaldienstleister in Deutschland

Montagmorgen in der Niederlassung. Der Kunde möchte drei Einsätze verlängern. Früher öffnete die Disponentin dafür eine Excel-Liste, suchte die Einsatzbeginne, fragte nach früheren Einsätzen über andere Personaldienstleister und rechnete nach, wann die 18 Monate ablaufen. Jetzt sieht sie den letzten zulässigen Einsatztag schon im Einsatzformular, und vor 15, 17 und 18 Monaten erinnert JOBSON sie jeweils zwei Wochen vorher.

Die Überlassungsdauer ist nur ein Teil. Im Oktober 2026 hat JOBSON für Personaldienstleister mit Sitz in Deutschland eine ganze Reihe neuer Funktionen bekommen: vom Equal-Pay-Stichtag über Branchenzuschläge und den GVP-Tarif bis zur Datei für DATEV und zur E-Rechnung.

Kurz gesagt: JOBSON 3 ist Software für Personaldienstleister in Deutschland. Sie zählt die Überlassungsdauer je Kunde einschließlich früherer Einsätze, zeigt den Equal-Pay-Stichtag, berechnet Branchenzuschläge und Erfahrungszuschlag nach GVP-Tarif, erstellt eine Datei für DATEV LODAS oder Lohn und Gehalt und stellt Rechnungen als ZUGFeRD oder XRechnung aus. Ab 39 € pro Monat, ohne Einrichtungsgebühr, 30 Tage kostenlos.

Wie behält man die Höchstüberlassungsdauer von 18 Monaten im Blick?

Ein Zeitarbeitnehmer darf höchstens 18 aufeinanderfolgende Monate beim selben Entleiher eingesetzt werden (§ 1 Abs. 1b AÜG). Frühere Einsätze zählen mit, auch über andere Personaldienstleister, wenn die Unterbrechung nicht länger als drei Monate war. Ein Tarifvertrag der Einsatzbranche kann eine andere Höchstdauer festlegen. So hilft JOBSON dabei:

• Je Mitarbeiter und Kunde sehen Sie, seit wann gezählt wird, wie viele Monate angerechnet sind, den letzten zulässigen Einsatztag und den Equal-Pay-Stichtag. Gezählt wird der Kunde als Ganzes, über alle Einsatzorte und Aufträge.
• Frühere Einsätze über andere Personaldienstleister tragen Sie beim Mitarbeiter ein. Die Antwort aus dem Einstiegsfragebogen übernimmt JOBSON selbst. Ein öffentliches Register gibt es dafür nicht, deshalb erinnert das Einsatzformular daran, nachzufragen.
• Beim Anlegen des Einsatzes steht der letzte zulässige Tag schon im Formular. Ein späteres Ende speichert nur, wer dafür eine eigene Berechtigung hat, und nur mit Begründung. Die Ausnahme bleibt im Verlauf sichtbar.
• Hinweise in der Liste „Zu erledigen“ bei 15, 17 und 18 Monaten, jeweils zwei Wochen vorher. So bleibt Zeit für einen Nachfolger oder ein Gespräch mit dem Kunden.
• Abweichende Höchstdauer aus Tarifvertrag oder Betriebsvereinbarung hinterlegen Sie beim Kunden, mit Rechtsgrundlage und Gültigkeit.

Ab wann gilt Equal Pay, und was passiert dann mit dem Lohn?

Nach neun Monaten beim selben Entleiher hat der Zeitarbeitnehmer Anspruch auf das Entgelt eines vergleichbaren Stammmitarbeiters (§ 8 Abs. 4 AÜG). Gilt ein Branchenzuschlagstarifvertrag, verschiebt sich der Anspruch auf 15 Monate. In JOBSON sieht das so aus:

• Der Equal-Pay-Stichtag steht beim Mitarbeiter, vier Wochen vorher kommt ein Hinweis.
• Das Vergleichsentgelt, das Sie vom Kunden erhalten, tragen Sie auf der Auftragsposition ein. Fehlt es am Stichtag, sehen Sie das in der Liste.
• Ab dem Stichtag steigt der Stundenlohn auf den höheren Wert aus Tariflohn und Vergleichsentgelt. Die Differenz steht als Equal-Pay-Ausgleich im Bruttolohn und geht als eigene Quelle in die Datei für DATEV.
• Ist der Lohn gestiegen, der Verrechnungssatz für den Kunden aber nicht, weist der Auftrag darauf hin.

JOBSON vergleicht den Stundenlohn mit dem Vergleichsentgelt, das Sie hinterlegen. Einen Gesamtvergleich aller Entgeltbestandteile des Kunden ersetzt das nicht.

Wie berechnet JOBSON Branchenzuschläge und den GVP-Tarif?

Sie legen die Branche des Kunden fest. Den Rest rechnet JOBSON. Eine Übersicht mit Beispielen finden Sie auf der Seite Überlassungsdauer und Equal Pay.

• Branchenzuschläge: Alle elf Branchenzuschlagstarifverträge von GVP und DGB stehen zur Auswahl, von Metall und Elektro über Chemie bis Eisenbahn. Die Stufe ergibt sich aus der Einsatzdauer beim Kunden, frühere Einsätze eingerechnet. Wechselt die Stufe mitten im Monat, rechnet JOBSON tagesgenau. Macht der Kunde die Deckelung geltend, begrenzt JOBSON den Zuschlag nach dem Vergleichsentgelt. Zwei Wochen vor jedem Stufenwechsel sehen Sie einen Hinweis.
• GVP-Tarif: Seit 1. Januar 2026 gilt das gemeinsame Tarifwerk von GVP und DGB (früher BAP und iGZ). Die Entgelttabellen für 2026 und 2027 pflegt JOBSON. Lohnstufen mit „Lohn nach Tabelle“ übernehmen eine Erhöhung ab dem Gültigkeitstag, auch zur Monatsmitte. Den Erfahrungszuschlag berechnet JOBSON selbst; mit Branchenzuschlag entfällt er.
• Mindestlohn: JOBSON zeigt Lohnstufen, die unter den gesetzlichen Mindestlohn fallen, heute oder ab der nächsten Erhöhung. Ab 1. Januar 2027 sind das 14,60 € pro Stunde.
• Tariferhöhungen: In der Übersicht „Tarifänderungen“ sehen Sie vor der Erhöhung Kosten, Verrechnungssatz und Marge vorher und nachher. Sätze erhöhen Sie gesammelt, oder sie steigen per Tarifanpassungsklausel im gleichen Verhältnis wie der Lohn.

Wie kommen Stunden und Zuschläge nach DATEV?

Nach dem Monatsabschluss lädt die Lohnbuchhaltung eine Datei mit den Bewegungsdaten des Monats für DATEV LODAS oder DATEV Lohn und Gehalt herunter und importiert sie dort. Abtippen entfällt. Mehr dazu auf der Seite Lohnvorbereitung.

• Einmal ordnen Sie jede Quelle einer Lohnart Ihrer Kanzlei zu: geleistete Stunden, Zuschläge, Abwesenheiten, Branchenzuschlag, Equal-Pay-Ausgleich und Erfahrungszuschlag. JOBSON gibt keine Lohnarten vor.
• Was fehlt, sehen Sie vor dem Export: Personalnummer, Lohnart oder Kostenstelle. Die Kostenstelle kann nach Kunde oder Einsatzort laufen.
• Exportieren Sie einen Monat ein zweites Mal, warnt JOBSON und zeigt, bei wem sich etwas geändert hat. DATEV addiert importierte Werte.
• Für die Buchhaltung exportieren Sie Rechnungen und auf Wunsch Ausgaben als DATEV-Buchungsstapel (EXTF), mit Debitor je Kunde, Erlöskonto nach SKR03 oder SKR04 und Kostenstelle.

Übergeben werden Bewegungsdaten, keine Stammdaten: Neue Mitarbeiter legt Ihre Lohnbuchhaltung in DATEV selbst an. Den Nettolohn berechnet weiterhin DATEV. Eine Online-Verbindung zu DATEV gibt es nicht, und JOBSON ist kein DATEV-Marktplatz-Partner. Stimmen Sie den ersten Import mit Ihrer Kanzlei ab.

Kann JOBSON E-Rechnungen als XRechnung und ZUGFeRD erstellen?

Ja. Empfangen müssen Unternehmen in Deutschland E-Rechnungen seit 1. Januar 2025. Ausstellen müssen sie inländische B2B-Rechnungen ab 1. Januar 2027, wenn der Vorjahresumsatz über 800.000 € lag, ab 1. Januar 2028 alle. In JOBSON:

• Die Rechnung entsteht aus dem bestätigten Stundennachweis, nach den Abrechnungsbedingungen des Kunden.
• Für Kunden in Deutschland geht sie standardmäßig als ZUGFeRD (Profil EN 16931, XML im PDF). Auf Wunsch als XRechnung 3.0 mit Käuferreferenz (Leitweg-ID), als eigene Datei neben dem PDF. Das Format legen Sie je Kunde fest.
• Die Rechnung enthält die Pflichtangaben nach § 14 Abs. 4 UStG und bei einer GmbH den Block nach § 35a GmbHG. Fehlt eine Angabe zu Ihrem Unternehmen, nennt JOBSON sie, bevor die Rechnung ausgestellt wird.
• Rechnungssprache Deutsch oder Englisch, Umsatzsteuer 19 % und 7 % nach Leistungsdatum, Korrekturen als Rechnungskorrektur mit Bezug auf die ursprüngliche Rechnung.
• Eingehende ZUGFeRD- und XRechnung-Dateien liest JOBSON bei den Ausgaben kostenlos und ohne KI ein.

Mehr dazu auf der Seite Finanzen und Rechnungen.

Was ist sonst neu für Personaldienstleister in Deutschland?

• Verträge mit dem Kunden: Mustervorlagen für Arbeitnehmerüberlassungsvertrag und Konkretisierung zum Anpassen. Eine Konkretisierung erstellen Sie für alle, die am selben Tag beim Kunden beginnen. Fehlt drei Tage vor Einsatzbeginn ein übergebener Vertrag, weist JOBSON darauf hin. Versendet und unterschrieben wird außerhalb von JOBSON.
• Deutsche Personaldaten: Steuer-ID und Rentenversicherungsnummer mit Prüfziffer, Krankenkassen aus der amtlichen Stammdatendatei mit wöchentlicher Aktualisierung, Personengruppe und Beitragsgruppe. Den Tätigkeitsschlüssel setzt JOBSON beim Einsatz zusammen.
• Bewerbungen von StepStone, Indeed und der Jobbörse: Sie leiten die Benachrichtigungen der Portale weiter, und der Bewerber steht mit Kontaktdaten, Quelle und Lebenslauf im Eingang. Die Angaben aus der Benachrichtigung kosten nichts.
• Die Sprache der Zeitarbeit: Oberfläche und Hilfe verwenden einheitlich Begriffe wie Einsatz, Kunde, Stundennachweis, Lohnstufe und Branchenzuschlag. Deutsche Stellenanzeigen erhalten automatisch „(m/w/d)“.
• Einrichtung ohne Berater: Der Einrichtungsassistent fragt Handelsregister, Steuernummer, Geschäftsführer, AÜG-Erlaubnis, Betriebsnummer und Unfallversicherung ab, danach E-Rechnung und DATEV. Unterbrechen Sie, geht es später an derselben Stelle weiter.
• Ihre Daten bleiben Ihre: Ein vollständiger Export aller Bereiche als CSV und JSON, mit Dokumenten und einer Beschreibung auf Deutsch, jederzeit und ohne Gebühr.

Was übernimmt JOBSON nicht?

JOBSON ist ein Werkzeug und keine Rechtsberatung. Es rechnet, zeigt Fristen und erinnert daran. Ob ein Einsatz im Einzelfall zulässig ist, entscheiden Sie. JOBSON berechnet den Bruttolohn, nicht den Nettolohn, und meldet nichts an Sozialversicherung oder Finanzamt. Die Mustervorlagen für Verträge lassen Sie vor dem ersten Einsatz anwaltlich prüfen.

Häufige Fragen

Garantiert JOBSON, dass meine Einsätze dem AÜG entsprechen?

Nein. JOBSON führt Einsätze, Überlassungsdauer, Equal-Pay-Stichtag und Branchenzuschläge und weist auf Fristen hin. Einen Einsatz über die Höchstdauer speichert es nur als begründete Ausnahme. Ob ein Einsatz im Einzelfall zulässig ist, prüfen Sie oder Ihr Anwalt.

Werden frühere Einsätze über andere Personaldienstleister angerechnet?

Ja, für Höchstüberlassungsdauer, Equal Pay und Branchenzuschlag, wenn zwischen den Einsätzen höchstens drei Monate lagen. Ein öffentliches Register gibt es nicht. Sie tragen frühere Einsätze beim Mitarbeiter ein, die Antwort aus dem Einstiegsfragebogen übernimmt JOBSON.

Wie kommen die Lohndaten aus JOBSON in DATEV?

Als Datei, die Ihre Kanzlei importiert: Bewegungsdaten eines abgeschlossenen Monats für DATEV LODAS oder Lohn und Gehalt, mit den Lohnarten Ihrer Kanzlei und auf Wunsch mit Kostenstelle. Rechnungen gehen als DATEV-Buchungsstapel an die Buchhaltung.

Übergibt JOBSON auch Personalstammdaten an DATEV?

Nein. Übergeben werden nur Stunden, Tage und Beträge je Lohnart. Neue Mitarbeiter legt Ihre Lohnbuchhaltung in DATEV an. Damit die Personalnummer passt, prüft JOBSON bei aktivem Export, dass sie 1 bis 5 Ziffern hat.

Gilt das auch in Österreich?

Nein. In Österreich gibt es keine gesetzliche Höchstüberlassungsdauer, und die Entlohnung richtet sich nach dem Kollektivvertrag des Beschäftigers. Überlassungsdauer, Equal Pay, GVP-Tarif, Branchenzuschläge und der Lohnexport für DATEV sind für Personaldienstleister mit Sitz in Deutschland eingerichtet.

Was kostet JOBSON?

39 € pro Monat für bis zu 3 Nutzer, 99 € für 4 bis 10 Nutzer, jeder weitere 5 €. Alle Funktionen sind enthalten, eine Einrichtungsgebühr gibt es nicht. Sie testen 30 Tage kostenlos und ohne Kreditkarte.

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