Dostępne
Kartoteka osób dla agencji pracy tymczasowej
Kandydaci, pracownicy i byli pracownicy w jednej bazie. Każda osoba ma jedną kartę, z którą połączone są rekrutacja, skierowania, ewidencja czasu pracy i dokumenty.
Rejestracja bezpłatna · 30 dni na test · bez karty płatniczej.30 dni zaczyna się liczyć dopiero od pierwszej rzeczywistej czynności.
Osoby › Kartoteka
Osoby · Demo agencja sp. z o.o.
Kartoteka osób w JOBSON 3 to jedna baza wszystkich ludzi agencji: kandydatów, pracowników i byłych pracowników.Karta osoby pilnuje obowiązkowych danych zależnie od kraju, dokumentów, zgód RODO i własnych pól agencji. Wyszukiwanie radzi sobie ze znakami diakrytycznymi i cyrylicą. Osoby można zaimportować z Excela lub CSV, a kolumny bezpłatnie pomoże przypisać AI.
- Dla kogo
- koordynatorzy, rekruterzy, zaplecze biura
- Zastępuje
- Excel z listami ludzi, teczki z dokumentami, ręczne pilnowanie danych
- Import
- XLSX, ODS, CSV, JSON, XML z bezpłatnym mapowaniem przez AI
- Liczba osób
- bez limitu, w cenie
- Status
- Dostępne
Co potrafi Kartoteka osób
Wyszukiwanie, które znajdzie każdego
Wyszukiwanie pełnotekstowe z transliteracją cyrylicy: Kovaľ, Koval i Коваль znajdą Państwo tak samo. Zapisane filtry i działania zbiorcze.
- Olena KowalPracownik · umowa
- Ihor KovalKandydat · Rekrutacja
- Коваль АндрійByły pracownik
Karta osoby zależna od kraju
Dokumenty tożsamości, adresy, uprawnienia do pobytu i pracy, ubezpieczenie, identyfikatory podatkowe i ograniczenia zdrowotne. Sekcje dopasowują się do kraju.
Profile kompletności
Dla Polski, Czech, Słowacji, Niemiec i Austrii JOBSON wie, które dane są obowiązkowe, i pokazuje, czego brakuje.
Własne pola agencji
Można dodać wszystko, czego Państwo potrzebują. Własne pola trafiają do filtrów, kolumn, eksportu i do asystenta AI.
Ostrzeżenia o duplikatach
Przy ponownym wprowadzaniu tej samej osoby JOBSON wyświetla ostrzeżenie. Niczego nie blokuje, bo cudzoziemcy często nie mają krajowego numeru identyfikacyjnego (np. PESEL).
RODO w praktyce
Zgody z celem i okresem ważności, archiwizacja, anonimizacja, usuwanie i eksport danych osoby. Kolejka do anonimizacji po wygaśnięciu zgody.
Import z plikuAI
Po przesłaniu listy sprawdzają Państwo propozycję zmian i dopiero wtedy dane zostają zapisane. Ponowne przesłanie synchronizuje dane, a ręczne poprawki nie zostają nadpisane. Opcjonalnie można zaimportować także umowy i skierowania.
Kolumna Do załatwienia
Dzięki checklistom od razu na liście widać, komu czego brakuje.
Historia zmian
Przy każdej karcie widać, kto, kiedy i co zmienił.
RODO w kartotece: zgody, terminy i usuwanie w jednym miejscu
JOBSON pomaga wypełniać obowiązki wynikające z RODO tam, gdzie na co dzień pracują Państwo z danymi osobowymi: w karcie osoby.
- Zgody z celem i okresem ważności. Przy każdej osobie widać, na co wyraziła zgodę i do kiedy zgoda obowiązuje.
- Pilnowanie wygasania zgód. JOBSON ostrzega, gdy zgoda wygasa, i dodaje osoby z wygasłą zgodą do kolejki do anonimizacji.
- Anonimizacja po osiągnięciu celu. Gdy dane nie są już potrzebne, JOBSON proponuje ich anonimizację.
- Eksport i usunięcie na żądanie. Dane osoby eksportują lub usuwają Państwo, gdy o to poprosi.
- Historia zmian. Przy każdej karcie widać, kto, kiedy i co zmienił, także AI i integracje.
- Dostęp według ról i uprawnień. Każdy współpracownik widzi tylko to, do czego ma uprawnienia: agencję, oddział, klienta lub zakład.
- Dane w UE. Aplikacja i model AI przetwarzają dane w UE.
Za przetwarzanie danych osobowych odpowiada agencja jako administrator. JOBSON jest podmiotem przetwarzającym na podstawie umowy powierzenia, którą zawierają Państwo przy rejestracji.
Karta osoby
Lista osób · filtr Do załatwienia
AI w Kartotece
Podczas importu AI odczytuje nagłówki i kilka zamaskowanych przykładowych wierszy, a następnie proponuje, która kolumna odpowiada któremu polu, a także formaty dat i słowniki. Państwo sprawdzają propozycję i ją zatwierdzają. Mapowanie importu przez AI jest bezpłatne.
Asystent AI odpowiada na pytania dotyczące kartoteki, na przykład „komu do końca miesiąca wygasa zezwolenie na pobyt“. Zmiany tylko proponuje.
AI ze zdjęcia dokumentu. W Rekrutacji AI uzupełnia dane kandydata ze zdjęcia dowodu osobistego, paszportu lub zezwolenia. Państwo je zatwierdzają, a z kandydata powstaje potem karta osoby.
Najczęstsze pytania
Ile osób można mieć w kartotece?
Bez limitu. Osób w kartotece, kandydatów ani skierowanych pracowników nie wliczamy do ceny.
Jak przenieść ludzi z Excela do JOBSONa?
Wystarczy przesłać plik XLSX, ODS, CSV, JSON lub XML. AI bezpłatnie zaproponuje przypisanie kolumn, Państwo je sprawdzają i widzą propozycję zmian jeszcze przed zapisem. Import jest częścią powitania po rejestracji.
Czy JOBSON znajdzie osobę, której nazwisko zapisano cyrylicą?
Tak. Wyszukiwanie zamienia cyrylicę na alfabet łaciński i ignoruje znaki diakrytyczne. Коваль, Koval i Kovaľ znajdą Państwo tym samym zapytaniem.
Jak JOBSON pomaga w RODO?
Ewidencjonuje zgody z celem i okresem ważności, pilnuje ich wygaśnięcia i proponuje anonimizację. Dane osoby można wyeksportować lub usunąć. Każda zmiana jest zapisana w historii.
Co zrobić, gdy kandydat prosi o usunięcie lub wydanie swoich danych?
W karcie osoby eksportują lub usuwają Państwo jego dane. Zmiana zapisuje się w historii, więc można wykazać, kto i kiedy zrealizował żądanie.
Czy JOBSON potrafi założyć osobę na podstawie dowodu osobistego lub paszportu?
Tak, w Rekrutacji. Wystarczy przesłać zdjęcie dowodu osobistego, paszportu lub zezwolenia, a AI uzupełni dane kandydata. Państwo je sprawdzają i zatwierdzają. Z kandydata powstaje potem karta osoby.