Доступно
Картотека осіб для кадрового агентства
Здобувачі, працівники та колишні працівники в одній базі. Кожна людина має одну картку, з якою пов’язані набір, направлення, облік часу й документи.
Безкоштовна реєстрація · 30 днів на випробування · без платіжної картки.30 днів почнуть відраховуватися лише з вашої першої реальної дії.
Особи › Картотека
Особи · Демо-агентство ТОВ
«Картотека осіб» у JOBSON 3 — це єдина база всіх людей агентства: здобувачів, працівників і колишніх працівників.Картка особи контролює обов’язкові дані відповідно до країни, документи, згоди GDPR і власні поля агентства. Пошук враховує діакритику й кирилицю. Людей можна імпортувати з Excel або CSV, стовпці безкоштовно допоможе зіставити AI.
- Для кого
- координатори, рекрутери, бек-офіс
- Замінює
- Excel зі списками людей, папки з документами, ручну перевірку даних
- Імпорт
- XLSX, ODS, CSV, JSON, XML з безкоштовним AI-зіставленням
- Кількість осіб
- необмежено, входить у ціну
- Статус
- Доступно
Що вміє «Картотека осіб»
Пошук, що знаходить кожного
Повнотекстовий пошук із транслітерацією кирилиці: Kovaľ, Koval і Коваль знаходяться однаково. Збережені фільтри та масові дії.
- Олена КовальПрацівник · договір
- Ihor KovalКандидат · Рекрутинг
- Andrij KovaľКолишній працівник
Картка особи відповідно до країни
Документи, адреси, дозволи на проживання (povolení k pobytu) і роботу, страхування, податкові ідентифікатори та обмеження за станом здоров’я. Розділи підлаштовуються під країну.
Профілі повноти даних
Для Чехії, Словаччини, Польщі, Німеччини та Австрії JOBSON знає, які дані обов’язкові, і показує, чого бракує.
Власні поля агентства
Додавайте те, що вам потрібно. Власні поля з’являються у фільтрах, стовпцях, експорті та в AI-асистенті.
Попередження про дублікати
Якщо ви вводите ту саму людину вдруге, JOBSON попередить вас. Нічого не блокується, адже іноземці часто не мають персонального номера (rodné číslo).
GDPR на практиці
Згоди з метою та строком дії, архівування, анонімізація, видалення й експорт даних особи. Черга на анонімізацію після закінчення строку згоди.
Імпорт із файлуAI
Ви завантажуєте список, перевіряєте пропозицію змін, і лише після цього дані записуються. Повторним завантаженням дані синхронізуються, а ручні виправлення не перезаписуються. За бажанням можна імпортувати також трудові відносини та направлення.
Стовпець «До вирішення»
Завдяки чек-листам прямо в списку видно, кому чого бракує.
Історія змін
Для кожної картки видно, хто, коли і що змінив.
GDPR у картотеці: згоди, строки й видалення в одному місці
JOBSON допомагає виконувати обов’язки за GDPR там, де ви щодня працюєте з персональними даними: у картці особи.
- Згоди з метою та строком дії. Для кожної особи видно, на що вона дала згоду і до якого часу згода діє.
- Контроль закінчення згод. JOBSON попереджає, коли згода спливає, і додає осіб зі спливлою згодою до черги на анонімізацію.
- Анонімізація після досягнення мети. Коли дані вам більше не потрібні, JOBSON пропонує їх анонімізувати.
- Експорт і видалення на запит. Дані особи ви експортуєте або видаляєте, коли вона про це просить.
- Історія змін. Для кожної картки видно, хто, коли і що змінив, зокрема AI та інтеграції.
- Доступ за ролями й правами. Кожен колега бачить лише те, до чого має доступ: агентство, філію, клієнта або об’єкт.
- Дані в ЄС. Застосунок і AI-модель обробляють дані в ЄС.
За обробку персональних даних відповідає агентство як контролер. JOBSON є обробником за договором про обробку даних, який ви укладаєте під час реєстрації.
Картка особи
Список осіб · фільтр До вирішення
AI у «Картотеці»
Під час імпорту AI зчитує заголовки та кілька замаскованих зразкових рядків і пропонує, який стовпець відповідає якому полю, а також формати дат і довідники. Ви перевіряєте пропозицію та підтверджуєте її. AI-зіставлення під час імпорту безкоштовне.
AI-асистент відповідає на запитання щодо картотеки, наприклад «у кого до кінця місяця закінчується дозвіл на проживання». Зміни він лише пропонує.
AI з фото документа. У «Наборі» AI з фото посвідчення особи, паспорта або дозволу заповнює дані кандидата. Ви їх підтверджуєте, і з кандидата потім створюється картка особи.
Часті запитання
Скільки осіб можна мати в картотеці?
Необмежено. Особи в картотеці, кандидати та направлені працівники на ціну не впливають.
Як перенести людей з Excel до JOBSON?
Завантажте файл XLSX, ODS, CSV, JSON або XML. AI безкоштовно запропонує зіставлення стовпців, ви його перевірите й побачите пропозицію змін ще до запису. Імпорт є частиною вітального налаштування після реєстрації.
Чи знайде JOBSON особу, якщо ім’я записане кирилицею?
Так. Пошук транслітерує кирилицю латиницею та ігнорує діакритику. Коваль, Koval і Kovaľ знаходяться одним і тим самим запитом.
Як JOBSON допомагає з GDPR?
Облікує згоди з метою та строком дії, стежить за закінченням їхнього строку й пропонує анонімізацію. Дані особи можна експортувати або видалити. Кожна зміна зберігається в історії.
Що робити, якщо кандидат просить видалити його дані або надати їх?
У картці особи ви експортуєте або видаляєте його дані. Зміна записується в історію, тож ви можете показати, хто і коли виконав запит.
Чи може JOBSON створити особу з посвідчення особи або паспорта?
Так, через «Набір». Ви завантажуєте фото посвідчення особи, паспорта або дозволу, і AI заповнює дані кандидата. Ви їх перевіряєте й підтверджуєте. З кандидата потім створюється картка особи.