Zásady zpracování osobních údajů
Web jobson.cloud a uživatelské účty služby JOBSON
1. Kdo je správce a jak nás kontaktovat
Správcem osobních údajů popsaných v těchto zásadách je:
BePositive Group s.r.o., IČO 05232317, DIČ CZ05232317, se sídlem Jičínská 1786/49, Žižkov, 130 00 Praha 3, zapsaná v obchodním rejstříku vedeném Městským soudem v Praze, oddíl C, vložka 260372 (dále jen „my“ nebo „správce“).
- E-mail: info@jobson.cloud (pro věci ochrany osobních údajů uveďte v předmětu „GDPR“)
- Telefon: +420 771 259 562
- Pověřence pro ochranu osobních údajů jsme nejmenovali.
2. Na co se tyto zásady vztahují – a na co ne
Vztahují se na zpracování, při kterém o účelu rozhodujeme my:
- návštěvníky webu jobson.cloud (včetně jazykových verzí),
- osoby, které nám napíšou přes kontaktní formulář, e-mail nebo telefon,
- odběratele newsletteru,
- osoby, které registrují agenturu do služby JOBSON, a uživatele služby (zaměstnance a spolupracovníky agentur) – v rozsahu správy účtu, fakturace, bezpečnosti a podpory,
- kontaktní osoby našich zákazníků a obchodních partnerů,
- osoby, které s námi komunikují na sociálních sítích.
Nevztahují se na osobní údaje uchazečů, zaměstnanců a dalších osob, které agentury práce ukládají do služby JOBSON. Tyto údaje zpracováváme jako zpracovatel na pokyn agentury, která je jejich správcem. Pokud jste uchazeč nebo zaměstnanec agentury, obracejte se se svými dotazy a žádostmi na agenturu; informace o zpracování vám poskytne ona. Pokud napíšete nám, vaši žádost agentuře předáme.
3. Jaké údaje, proč, na jakém základě a jak dlouho
3.1 Návštěva webu
| Údaje | IP adresa, údaje o prohlížeči a zařízení, navštívené stránky, čas, odkazující stránka, technické logy serveru |
| Účel | provoz a zabezpečení webu, ochrana před zneužitím, odstraňování chyb |
| Právní základ | oprávněný zájem na bezpečném a funkčním webu (čl. 6 odst. 1 písm. f) GDPR) |
| Doba | po dobu nezbytnou pro zajištění provozu a bezpečnosti webu |
Cookies a podobné technologie pro měření návštěvnosti a marketing používáme jen s vaším souhlasem – podrobnosti v Zásadách cookies.
3.2 Kontaktní formulář a poptávky
| Údaje | jméno a příjmení, název agentury, e-mail, telefon, text zprávy, jazyk webu |
| Účel | vyřízení dotazu, nabídka služby, domluva ukázky |
| Právní základ | jednání o smlouvě na vaši žádost (čl. 6 odst. 1 písm. b) GDPR) a náš oprávněný zájem odpovědět na dotaz (čl. 6 odst. 1 písm. f) GDPR) |
| Doba | po dobu vyřizování a poté nejdéle 24 měsíců od poslední komunikace, pokud nevznikne smlouva |
| Příjemci | naši zpracovatelé pro provoz webu a doručování e-mailů (viz Seznam subdodavatelů, oddíl B) |
Odesláním kontaktního formuláře se nepřihlašujete k odběru newsletteru. K newsletteru se můžete přihlásit samostatně.
3.3 Newsletter
| Údaje | e-mail, jazyk, případně jméno a firma, záznam o souhlasu (čas, zdroj), údaje o doručení, otevření e-mailu a kliknutí na odkazy |
| Účel | zasílání novinek o službě JOBSON a o digitalizaci a AI v agenturách práce |
| Právní základ | váš souhlas (čl. 6 odst. 1 písm. a) GDPR, § 7 odst. 2 zákona č. 480/2004 Sb.) |
| Doba | do odvolání souhlasu; záznam o udělení a odvolání souhlasu uchováváme po dobu nezbytnou k jeho prokázání, nejdéle 3 roky |
| Příjemci | Ecomail.cz, s.r.o. (Česká republika) |
Souhlas můžete kdykoli odvolat odkazem „odhlásit“ v každém e-mailu nebo na info@jobson.cloud. Odvolání nemá vliv na zákonnost zpracování před ním.
Zákazníkům můžeme zasílat informace o obdobných službách i bez souhlasu, na e-mail získaný v souvislosti se službou (§ 7 odst. 3 zákona č. 480/2004 Sb.); zasílání můžete kdykoli odmítnout.
3.4 Registrace agentury a uživatelské účty
| Účel | Údaje | Právní základ | Doba |
|---|---|---|---|
| uzavření a plnění smlouvy s agenturou, zřízení a správa účtu | stát, IČO a název agentury, jméno, e-mail a heslo (v hashované podobě) zakládající osoby a dalších uživatelů, role a oprávnění | plnění smlouvy (čl. 6 odst. 1 písm. b) GDPR) vůči agentuře; u uživatelů, kteří nejsou smluvní stranou, náš oprávněný zájem na plnění smlouvy s agenturou (písm. f) | po dobu trvání smlouvy a přechodného období; poté po dobu promlčecích lhůt pro případné nároky (zpravidla 3 roky) |
| doklad o souhlasu s obchodními podmínkami a zpracovatelskou smlouvou | verze dokumentů, čas, IP adresa, osoba | oprávněný zájem na prokázání uzavření smlouvy (písm. f) | po dobu trvání smlouvy a promlčecích lhůt |
| fakturace a účetnictví | fakturační údaje agentury, kontaktní osoba, počet aktivních uživatelů, spotřeba AI kreditů, platby | právní povinnost (písm. c) – zákon o účetnictví, zákon o DPH | po dobu stanovenou účetními a daňovými předpisy (až 10 let) |
| platby kartou | platbu zpracovává Stripe; my vidíme jen omezené údaje o kartě (např. značku, poslední 4 číslice a platnost), nikoli celé číslo karty | plnění smlouvy (písm. b) | po dobu uložení karty |
| bezpečnost služby | přihlášení, IP adresy, zařízení, bezpečnostní události | oprávněný zájem na zabezpečení služby a prevenci zneužití (písm. f) | po dobu nezbytnou pro zajištění bezpečnosti, nejdéle 12 měsíců, ledaže je záznam potřeba k řešení incidentu |
| podpora a provozní sdělení | obsah komunikace, požadavky na podporu, e-maily o změnách služby, podmínek, cen a o výpadcích | plnění smlouvy (písm. b) a oprávněný zájem (písm. f) | po dobu trvání smlouvy a poté po dobu promlčecích lhůt |
| měření a zlepšování služby | údaje o užívání funkcí, výkonu a chybách | oprávněný zájem na vývoji a stabilitě služby (písm. f) | po dobu nezbytnou; dlouhodobě jen v agregované podobě bez osobních údajů |
AI asistent a další AI funkce v aplikaci. Obsah dotazů a dat, se kterými AI pracuje, jsou data agentury a zpracováváme je jako zpracovatel. Jako správce vedeme záznam o spotřebě AI kreditů (kdo, jakou operaci, kolik kreditů), který slouží k vyúčtování a k přehledu pro agenturu. Konverzace s AI asistentem uchováváme 90 dnů. AI zpracování probíhá prostřednictvím Google Cloud Vertex AI v EU (Frankfurt); data nejsou použita k tréninku modelů. AI pouze navrhuje, rozhoduje a potvrzuje člověk.
3.5 Ukázková agentura
Po registraci má agentura v účtu k dispozici ukázkovou agenturu s vymyšlenými daty. Je součástí účtu agentury a údaje v ní zpracováváme stejně jako ostatní data agentury ve službě (jako zpracovatel). Nevkládejte do ní skutečné osobní údaje. Agentura ji může kdykoli smazat a vytvořit znovu.
3.6 Obchodní partneři a kontaktní osoby zákazníků
Jméno, pracovní kontakt, pozice a komunikace – pro plnění smluv a vedení obchodních vztahů (oprávněný zájem, písm. f), po dobu spolupráce a poté po dobu promlčecích lhůt.
3.7 Sociální sítě
Provozujeme profily na sociálních sítích (např. LinkedIn a Instagram). Pokud s námi na nich komunikujete, zpracováváme údaje, které nám tam zpřístupníte (oprávněný zájem na komunikaci). Pro statistiky stránek jsme s provozovateli sítí společnými správci; hlavní odpovědnost nese provozovatel sítě podle svých zásad (LinkedIn Ireland Unlimited Company, Meta Platforms Ireland Limited).
3.8 Uplatňování a obhajoba právních nároků
Údaje z výše uvedených kategorií můžeme v nezbytném rozsahu použít k vymáhání pohledávek a obhajobě nároků (oprávněný zájem, písm. f), po dobu trvání promlčecích lhůt a případného řízení.
4. Komu údaje předáváme
Údaje zpracovávají jen naši pověření pracovníci a zpracovatelé, se kterými máme smlouvu podle čl. 28 GDPR. Aktuální seznam zpracovatelů je uveden v Seznamu subdodavatelů (pro web, fakturaci, platby a newsletter oddíl B; pro provoz aplikace, včetně sledování chyb aplikace, oddíl A).
Dále údaje předáváme, pokud nám to ukládá zákon (např. orgánům finanční správy, soudům, Policii ČR na základě zákonné žádosti), našim právním, daňovým a účetním poradcům vázaným mlčenlivostí a v případě prodeje nebo přeměny podniku nabyvateli.
Údaje neprodáváme.
5. Předávání mimo EU / EHP
Někteří naši zpracovatelé jsou součástí skupin se sídlem v USA nebo zpracovávají data v USA. Předávání do USA probíhá na základě rozhodnutí Evropské komise o odpovídající ochraně pro EU–U.S. Data Privacy Framework, pokud je příjemce certifikován, jinak na základě standardních smluvních doložek schválených Komisí. Informace o zárukách vám na požádání poskytneme.
6. Vaše práva
Máte právo:
- na přístup ke svým údajům a na kopii (čl. 15 GDPR),
- na opravu nepřesných údajů (čl. 16),
- na výmaz, pokud údaje již nepotřebujeme nebo zpracování není oprávněné (čl. 17),
- na omezení zpracování (čl. 18),
- na přenositelnost údajů, které jste nám poskytli na základě souhlasu nebo smlouvy (čl. 20),
- vznést námitku proti zpracování založenému na oprávněném zájmu (čl. 21); proti přímému marketingu můžete vznést námitku kdykoli a údaje pak pro tento účel přestaneme používat,
- odvolat souhlas kdykoli, bez vlivu na zákonnost předchozího zpracování,
- nebýt předmětem rozhodnutí založeného výhradně na automatizovaném zpracování s právními účinky (čl. 22) – takové rozhodování neprovádíme.
Žádost pošlete na info@jobson.cloud nebo poštou na adresu sídla. Odpovíme bez zbytečného odkladu, nejpozději do jednoho měsíce (ve složitých případech lze lhůtu prodloužit o další dva měsíce; budeme vás informovat). Můžeme vás požádat o ověření totožnosti.
Stížnost u dozorového úřadu
Můžete podat stížnost u Úřadu pro ochranu osobních údajů, Pplk. Sochora 27, 170 00 Praha 7, www.uoou.gov.cz, nebo u dozorového úřadu v členském státě svého bydliště, pracoviště nebo místa údajného porušení, např.:
- Slovensko: Úrad na ochranu osobných údajov Slovenskej republiky, www.dataprotection.gov.sk
- Polsko: Prezes Urzędu Ochrony Danych Osobowych (UODO), www.uodo.gov.pl
- Rakousko: Österreichische Datenschutzbehörde, www.dsb.gv.at
- Německo: příslušný zemský úřad pro ochranu osobních údajů
7. Povinnost poskytnout údaje
Údaje v kontaktním formuláři a při registraci jsou nutné k vyřízení dotazu, resp. k uzavření smlouvy; bez nich nemůžeme dotaz vyřídit nebo účet zřídit. Souhlas s newsletterem a cookies je dobrovolný a jeho neudělení nemá vliv na používání webu ani služby.
8. Zabezpečení
Údaje chráníme technickými a organizačními opatřeními odpovídajícími riziku, zejména šifrovaným přenosem (HTTPS), řízením přístupu, oddělením dat zákazníků, auditní stopou, zálohováním a hostingem v EU. Přehled opatření pro data v aplikaci je v příloze č. 2 zpracovatelské smlouvy.
9. Děti
Web a služba nejsou určeny osobám mladším 16 let a jejich údaje vědomě nezpracováváme.
10. Změny zásad
Zásady můžeme aktualizovat. Aktuální znění je vždy na této stránce s datem účinnosti; o podstatných změnách informujeme registrované uživatele e-mailem nebo v aplikaci.
BePositive Group s.r.o. · IČO 05232317 · Jičínská 1786/49, Žižkov, 130 00 Praha 3 · info@jobson.cloud