Dostupné
Kartotéka osob pro agenturu práce
Uchazeči, zaměstnanci i bývalí pracovníci v jedné databázi. Každý člověk má jednu kartu, na kterou navazuje nábor, přidělení, docházka i dokumenty.
Registrace zdarma · 30 dní na vyzkoušení · bez platební karty.30 dní se začne počítat až prvním skutečným úkonem.
Osoby › Kartotéka
Osoby · Demo agentura s.r.o.
Kartotéka osob v JOBSON 3 je jedna databáze všech lidí agentury: uchazečů, zaměstnanců i bývalých pracovníků.Karta osoby hlídá povinné údaje podle státu, doklady, kvalifikace s platností, souhlasy GDPR a vlastní pole agentury. Hledání zvládne diakritiku i azbuku. Lidi naimportujete z Excelu nebo CSV, sloupce vám zdarma pomůže přiřadit AI.
- Pro koho
- koordinátoři, náboráři, backoffice
- Nahrazuje
- Excel se seznamy lidí, složky dokladů, ruční hlídání údajů
- Import
- XLSX, ODS, CSV, JSON, XML s AI mapováním zdarma
- Počet osob
- neomezeně, v ceně
- Export
- údaje jedné osoby, nebo celá agentura v jednom ZIPu
- Stav
- Dostupné
Co Kartotéka osob umí
Hledání, které najde každého
Fulltext s převodem azbuky: Kovaľ, Koval i Коваль najdete stejně. Uložené filtry a hromadné akce.
- Olena KovaľZaměstnanec · DPP
- Ihor KovalUchazeč · Nábor
- Коваль АндрійBývalý pracovník
Karta osoby podle státu
Doklady, adresy, oprávnění k pobytu a práci, pojištění, daňové identifikátory i zdravotní omezení. Sekce se přizpůsobí zemi.
Profily úplnosti
Pro Česko, Slovensko, Polsko, Německo a Rakousko JOBSON ví, které údaje jsou povinné, a ukáže, co chybí.
Vlastní pole agentury
Přidáte, co potřebujete. Vlastní pole se propíšou do filtrů, sloupců, exportu i do AI asistenta.
Osoby ve všech vašich agenturách a převod
Kdo vede víc agentur téhož majitele, hledá v kartotékách všech najednou podle jména, rodného čísla, čísla dokladu nebo telefonu. Lidi převedete do jiné své agentury průvodcem, i hromadně nebo z karty osoby. Poměr skončí den před převodem a v cílové agentuře začne nový, karta s doklady se přenese a ubytování může pokračovat na stejném lůžku. Dokumenty jsou v cílové agentuře vidět a převezmou se na vyžádání. Skončení a nástup se samy objeví v hlášení zaměstnavatele (přihlášky na ČSSZ) obou agentur.
Duplicity a sloučení karet
Když zadáváte stejného člověka podruhé, JOBSON vás upozorní. Nic neblokuje, protože cizinci často nemají rodné číslo. Když přesto vzniknou dvě karty, správce je sloučí a historie obou zůstane na jedné.
GDPR v praxiAI
Souhlasy s účelem a platností, archivace, anonymizace, výmaz a export údajů osoby. Fronta k anonymizaci po vypršení souhlasu.
Import ze souboru
Nahrajete seznam, zkontrolujete návrh změn a teprve pak se zapíše. Opakovaným nahráním data synchronizujete a ruční opravy se nepřepíšou. Volitelně naimportujete i poměry a přidělení.
Sloupec K vyřešení
Z checklistů rovnou v seznamu vidíte, komu co chybí.
Historie změn
U každé karty vidíte, kdo, kdy a co změnil.
Vzdělání, praxe a kvalifikace
Průkaz VZV, svářečský průkaz nebo karta řidiče s datem platnosti, vybrané z jednoho číselníku agentury. Konec platnosti JOBSON hlídá, roky praxe spočítá sám.
Jazyk komunikace
Pozvánku do aplikace, SMS a oznámení dostane každý v češtině, slovenštině, angličtině, ukrajinštině, polštině nebo němčině, podle toho, co mu nastavíte.
GDPR v kartotéce: souhlasy, lhůty a výmaz na jednom místě
JOBSON pomáhá plnit povinnosti podle GDPR tam, kde s osobními údaji pracujete každý den: na kartě osoby.
- Souhlasy s účelem a dobou platnosti. U každé osoby vidíte, k čemu souhlas dala a do kdy platí.
- Hlídání vypršení souhlasů. JOBSON upozorní, když souhlas končí, a osoby s prošlým souhlasem zařadí do fronty k anonymizaci.
- Anonymizace po skončení účelu. Když údaje už nepotřebujete, JOBSON nabídne jejich anonymizaci.
- Export a výmaz na žádost. Údaje osoby vyexportujete nebo vymažete, když o to požádá.
- Celá agentura v jednom ZIPu. Správce si kdykoli sám stáhne úplný export: všechny oblasti v JSON i CSV, dokumenty a README s popisem, co je kde. Funguje i se zablokovaným účtem. Vaše data nejsou v pasti.
- Historie změn. U každé karty je dohledatelné, kdo, kdy a co změnil, včetně AI a integrací.
- Přístup podle rolí a oprávnění. Každý kolega vidí jen to, na co má oprávnění: agenturu, pobočku, zákazníka nebo provozovnu.
- Data v EU. Aplikace i AI model zpracovávají data v EU.
Za zpracování osobních údajů odpovídá agentura jako správce. JOBSON je zpracovatel podle zpracovatelské smlouvy, kterou uzavíráte při registraci.
Daňové slevy a Prohlášení poplatníka přímo z karty osoby
U zaměstnanců v Česku máte Prohlášení poplatníka daně celé v JOBSONu, od údajů po podpis.
- Evidence údajů pro Prohlášení poplatníka. Daňové slevy a doklady evidujete přímo na kartě osoby.
- PDF s Prohlášením poplatníka. Jedním kliknutím vytvoříte PDF připravené k podpisu.
- Vyplnění na dálku. Pracovník dostane odkaz na online dotazník, vyplní ho z telefonu a doloží doklady.
Karta osoby
Seznam osob · filtr K vyřešení
AI v Kartotéce
Při importu AI přečte hlavičky a několik maskovaných vzorových řádků a navrhne, který sloupec patří ke kterému poli, formáty dat i číselníky. Vy návrh zkontrolujete a potvrdíte. AI mapování importu je zdarma.
AI asistent odpoví nad kartotékou, například „kdo má do konce měsíce končící povolení k pobytu“. Změny jen navrhuje.
AI z fotky dokladu. V Náboru vyplní AI z fotky občanky, pasu nebo povolení údaje kandidáta. Vy je potvrdíte a z kandidáta pak vznikne karta osoby.
AI z životopisu. Na kartě osoby AI z CV navrhne prázdná pole, vzdělání, praxi a kvalifikace. Vyplněné údaje nepřepíše, rozpory ukáže a zapíše jen to, co vyberete. Opakované vytěžení téhož CV je zdarma.
Časté otázky
Kolik osob můžu mít v kartotéce?
Neomezeně. Osoby v kartotéce, kandidáty ani přidělené pracovníky do ceny nepočítáme.
Jak dostanu lidi z Excelu do JOBSONu?
Nahrajete soubor XLSX, ODS, CSV, JSON nebo XML. AI zdarma navrhne přiřazení sloupců, vy ho zkontrolujete a uvidíte návrh změn ještě před zápisem. Import je součástí uvítání po registraci.
Najde JOBSON osobu, když je jméno zapsané azbukou?
Ano. Hledání převádí azbuku na latinku a ignoruje diakritiku. Коваль, Koval i Kovaľ najdete stejným dotazem.
Jak JOBSON pomáhá s GDPR?
Eviduje souhlasy s účelem a dobou platnosti, hlídá jejich vypršení a nabídne anonymizaci. Údaje osoby můžete vyexportovat nebo vymazat. Každá změna je v historii.
Co když nás uchazeč požádá o výmaz nebo o své údaje?
Na kartě osoby jeho údaje vyexportujete, nebo vymažete. Změna se zapíše do historie, takže doložíte, kdo a kdy žádost vyřídil.
Jak v agentuře práce hlídat platnost průkazů VZV a dalších kvalifikací?
V JOBSON 3 má každá osoba seznam kvalifikací z číselníku agentury s datem platnosti. Konec platnosti je hlídaný termín a filtr ukáže, kdo má kvalifikaci platnou. Zakázka s požadavkem na kvalifikaci posoudí platnost k datu nástupu a kandidáta s průkazem, který do nástupu vyprší, odsune s důvodem.
Jak sloučit dvě karty téhož člověka?
V seznamu osob zaškrtnete obě karty a kliknete na Sloučit. Uprostřed vidíte výsledek a v řádcích s rozdílem vyberete správnou hodnotu. Poměry, přidělení, výkazy, zálohy i dokumenty přejdou na kartu, která zůstane. Sloučení je v historii a nejde vrátit, proto ho ve výchozím nastavení smí jen správce.
Můžu si z JOBSONu stáhnout všechna data agentury?
Ano. Správce si v nastavení kdykoli vyžádá úplný export: jeden ZIP se všemi oblastmi v JSON i CSV, s dokumenty, manifestem s kontrolními součty a README. Odkaz přijde e-mailem a platí 7 dní, nový export si vyžádáte kdykoli. Export funguje i tehdy, když je účet zablokovaný.
Umí JOBSON založit osobu z občanky nebo pasu?
Ano, přes Nábor. Nahrajete fotku občanky, pasu nebo povolení a AI vyplní údaje kandidáta. Vy je zkontrolujete a potvrdíte. Z kandidáta pak vznikne karta osoby.