Für Personaldienstleister in Deutschland
E-Rechnung für Personaldienstleister: XRechnung und ZUGFeRD aus dem Stundenzettel
Ihre Kunden bekommen die Rechnung als E-Rechnung, erstellt aus den abgeschlossenen Stundenzetteln. Das Format legen Sie je Kunde fest, versendet wird per E-Mail direkt aus JOBSON. Eingehende E-Rechnungen lesen Sie ohne KI in die Ausgaben ein, und Ihre Steuerberatung bekommt die Rechnungen als DATEV-Buchungsstapel.
Kostenlos · 30 Tage · ohne Kreditkarte.Die 30 Tage beginnen erst mit dem ersten echten Arbeitsschritt.
JOBSON 3 erstellt die Rechnung an Ihren Kunden aus den abgeschlossenen Stundenzetteln und versendet sie als E-Rechnung: für Kunden in Deutschland standardmäßig als ZUGFeRD (EN 16931), auf Wunsch als XRechnung mit Leitweg-ID.Eingehende E-Rechnungen lesen Sie ohne KI ein, die Steuerberatung bekommt einen DATEV-Buchungsstapel. Ab 39 € im Monat zzgl. MwSt.
- Für wen
- Personaldienstleister in Deutschland: Geschäftsführung, Buchhaltung, Backoffice
- Ausstellen
- ZUGFeRD (EN 16931, XML im PDF/A-3) und XRechnung 3.0 (CII)
- Empfangen
- ZUGFeRD, Factur-X und XRechnung (CII und UBL), ohne KI und ohne Credits
- Rechnung
- Pflichtangaben nach § 14 Abs. 4 UStG und § 35a GmbHG, auf Deutsch oder Englisch
- Buchhaltung
- DATEV-Buchungsstapel (EXTF) mit Debitor und Kostenstelle, Kontoauszüge als CAMT.053
- Status
- Verfügbar, im Preis enthalten
Sechs Situationen, die Sie kennen
Ab 2027 bzw. 2028 müssen Unternehmen in Deutschland Rechnungen an andere Unternehmen als E-Rechnung ausstellen, je nach Vorjahresumsatz. So sieht der Alltag mit JOBSON schon heute aus.
Der Großkunde will keine PDF mehr.
Die Buchhaltung eines Industriekunden schreibt: Rechnungen bitte nur noch als XRechnung. Früher: eine zweite Software suchen oder die Rechnung von Hand in ein Portal tippen. Jetzt stellen Sie beim Kunden das Format XRechnung ein und tragen die Käuferreferenz ein. Die nächste Rechnung geht mit der XML-Datei als Anhang raus.
2027 rückt näher.
Ihr Umsatz lag deutlich über 800.000 €. Früher wäre die Frage gewesen, welches Rechnungsprogramm bis Januar steht. Jetzt gehen Ihre Rechnungen an Kunden in Deutschland schon heute als ZUGFeRD raus. Der Kunde sieht ein gewohntes PDF, seine Buchhaltung liest die Daten aus der eingebetteten XML-Datei.
Die erste Rechnung der neuen GmbH.
Früher merkte erst die Steuerberatung, dass Registergericht oder Geschäftsführer auf der Rechnung fehlten. Jetzt stellt JOBSON die Rechnung erst aus, wenn die Pflichtangaben in Ihren Agenturdaten stehen. Ein Banner zeigt, was fehlt, und führt dorthin, wo Sie es ergänzen.
Die Rechnung ist schon beim Kunden, die Stunden stimmen nicht.
Früher: PDF ändern und noch einmal schicken, ohne dass jemand den Unterschied nachvollziehen kann. Jetzt ist die versendete Rechnung gesperrt. Sie erstellen eine Rechnungskorrektur mit Nummer und Datum der ursprünglichen Rechnung, die ursprüngliche Rechnung bleibt, wie sie war.
Rechnungen für Unterkunft und Transport.
Früher tippte das Backoffice jede Lieferantenrechnung ab, auch wenn sie als ZUGFeRD kam. Jetzt laden Sie die Datei bei den Ausgaben hoch. JOBSON liest Lieferant, Nummer, Daten und Positionen je Steuersatz ohne KI und ohne Credits aus, Sie ordnen die Ausgabe dem Einsatzort oder der Person zu.
Monatsende bei der Steuerberatung.
Früher gingen PDF-Rechnungen per E-Mail an die Kanzlei, und dort wurde jede Rechnung von Hand vorkontiert. Jetzt exportieren Sie die noch nicht exportierten Rechnungen als DATEV-Buchungsstapel, mit Debitor je Kunde und Kostenstelle. Die PDFs gehen als ZIP-Datei dazu.
Rechnungen mit den Pflichtangaben nach § 14 UStG
Für Personaldienstleister mit Sitz in Deutschland heißt der Beleg „Rechnung“ und trägt die Angaben, die das Umsatzsteuergesetz und das GmbH-Gesetz verlangen. Fehlt eine davon, lässt sich die Rechnung nicht ausstellen. Entwurf und Vorschau funktionieren trotzdem.
- Pflichtangaben
- Name und Anschrift von Ihnen und Ihrem Kunden, Ihre USt-IdNr. oder Steuernummer im Format aus dem Schreiben des Finanzamts, eine fortlaufende Rechnungsnummer, Leistungszeitraum, Entgelt und Umsatzsteuer je Steuersatz (19 %, 7 % oder 0 %).
- Handelsregister und § 35a GmbHG
- Unter der Rechnung stehen Rechtsform, Sitz, Registergericht mit Registernummer und Geschäftsführer. Bei einer GmbH oder UG ohne Registereintrag oder Geschäftsführer blockiert JOBSON die Ausstellung und zeigt im Banner den Link zu den Agenturdaten.
- Deutsch oder Englisch
- Die Rechnungssprache richtet sich nach dem Land des Kunden: Deutschland und Österreich Deutsch, andere Länder Englisch. Sie ändern sie beim Kunden oder auf der einzelnen Rechnung. Zur Wahl stehen auch Tschechisch und Slowakisch.
- Steuerhinweise
- Der Hinweis zur Besteuerung richtet sich nach Ihrem Sitz und wird nur in die Rechnungssprache übersetzt. Beim Reverse-Charge-Verfahren in der EU steht „Reverse charge“ auf der Rechnung, und die USt-IdNr. des Kunden muss dem Format seines Landes entsprechen.
- Lückenlose Nummern
- Nummernkreise für Rechnungen und Rechnungskorrekturen vergibt JOBSON ohne Lücken und ohne Dubletten. Eine stornierte Nummer bleibt belegt.
- Angaben vom Ausstellungstag
- Mit dem Ausstellen werden die Angaben von Rechnungssteller und Empfänger sowie das Bankkonto mit dem Stand dieses Tages festgeschrieben. Spätere Änderungen in den Agenturdaten oder bei den Steuersätzen ändern eine ausgestellte Rechnung nicht.
- Gesperrt nach dem Versand
- Bis zum Versand können Sie eine ausgestellte Rechnung noch anpassen, sie behält ihre Nummer. Eine versendete Rechnung ist gesperrt. Korrigieren lässt sie sich nur mit einer Rechnungskorrektur, die Nummer und Datum der ursprünglichen Rechnung nennt und einen eigenen Nummernkreis hat.
Lassen Sie die Hinweise zur Besteuerung vor der ersten Rechnung von Ihrer Steuerberatung prüfen.
XRechnung und ZUGFeRD erstellen, eingehende E-Rechnungen einlesen
Das Format der E-Rechnung legen Sie beim Kunden im Feld „E-Rechnung“ fest. Ohne Auswahl richtet es sich nach dem Land des Kunden, für Kunden in Deutschland ist das ZUGFeRD.
- Aus dem Stundenzettel
- Aus der Abrechnungsunterlage des Monats entsteht ein Rechnungsentwurf. Erstellen lässt er sich, sobald die Zeiterfassung aller Einsatzorte abgeschlossen ist. Prämien, Stillstand oder Rabatte ergänzen Sie als manuelle Zeilen in der Unterlage.
- ZUGFeRD
- Profil EN 16931. Die XML-Datei steckt im PDF der Rechnung (PDF/A-3). Dieses PDF ersetzt das normale PDF in der E-Mail und beim Download, Ihr Kunde sieht die Rechnung wie gewohnt.
- XRechnung
- Version 3.0 in der Syntax CII, als eigene XML-Datei neben dem PDF. Die Käuferreferenz (Leitweg-ID) kommt aus dem Kundenprofil, Sie können sie auf der Rechnung überschreiben, und beim Ausstellen wird sie in der Rechnung gespeichert.
- Angaben für die XRechnung
- Die XRechnung verlangt Ihren Ansprechpartner für Rechnungen mit Telefon und Rechnungs-E-Mail sowie die Rechnungs-E-Mail des Kunden. Fehlt eine Angabe, nennt JOBSON sie beim Feld.
- Versand per E-Mail mit Anhang
- Im Detail der Rechnung klicken Sie auf Versenden. Die Empfänger kommen von der Kundenkarte, in Kopie steht Ihre eigene Rechnungsadresse. Angehängt sind das PDF, die E-Rechnung und je nach Einstellung des Kunden die Abrechnungsunterlage als PDF und XLSX. Antworten des Kunden gehen an Ihre Rechnungsadresse, und JOBSON hält fest, wann, an wen und von wem versendet wurde.
- Geprüft
- Die von JOBSON erstellten Musterrechnungen haben wir mit dem Validator der KoSIT geprüft, das ZUGFeRD-PDF zusätzlich mit veraPDF auf PDF/A-3.
- Eingehende E-Rechnungen
- Bei den Ausgaben laden Sie ZUGFeRD-, Factur-X- und XRechnung-Dateien (CII und UBL) hoch, bis 15 MB pro Datei. JOBSON liest sie ohne KI und ohne Credits ein: Lieferant, Nummer, Datumsangaben, Positionen je Steuersatz und die IBAN. Sie prüfen Kategorie und Zuordnung zu Kunde, Einsatzort oder Person und bestätigen die Ausgabe.
| Format | Was der Kunde bekommt | Gut zu wissen |
|---|---|---|
| ZUGFeRD (EN 16931) | PDF der Rechnung mit eingebetteter XML-Datei | Standard für Kunden in Deutschland |
| XRechnung 3.0 (CII) | PDF und eine eigene XML-Datei als Anhang der E-Mail | mit Käuferreferenz bzw. Leitweg-ID |
| ohne E-Rechnung | PDF der Rechnung | für Kunden, die noch keine E-Rechnung annehmen |
Die XRechnung erhalten Sie als Anhang der Rechnungs-E-Mail, in Kopie an Ihre eigene Rechnungsadresse. Eine Übermittlung über Peppol oder an Rechnungsportale öffentlicher Auftraggeber bietet JOBSON nicht an.
DATEV-Buchungsstapel für die Steuerberatung und Zahlungen aus dem Kontoauszug
Ihre Steuerberatung bekommt die Rechnungen als Datei, die sie in DATEV importiert. Zahlungseingänge ordnen Sie aus dem Kontoauszug zu, statt sie abzuhaken.
- Buchungsstapel
- JOBSON erstellt eine Datei im Format EXTF-Buchungsstapel mit Ihren Ausgangsrechnungen und auf Wunsch auch mit den Ausgaben. Berater- und Mandantennummer erhalten Sie von Ihrer Steuerberatung.
- Kontenrahmen
- Sie wählen SKR03 oder SKR04. Erlöskonten und Aufwandskonto sind passend vorbelegt, jedes Konto können Sie ändern.
- Debitor je Kunde
- Jeder Kunde hat in DATEV einen eigenen Debitor. Die Nummer steht auf der Kundenkarte. Ist das Feld leer, vergibt JOBSON beim ersten Export die nächste freie Nummer, zwei Kunden mit derselben Nummer gibt es nicht.
- Kostenstelle
- Jede Rechnungszeile erhält die Kostenstelle des Einsatzorts oder des Kunden. Fehlt sie irgendwo, sperrt JOBSON den Export und zeigt eine Liste mit Links zu den betroffenen Karten.
- Wie gebucht wird
- Eine Zeile je Steuersatz. Eine Rechnungskorrektur geht auf dieselben Konten mit umgekehrtem Soll/Haben-Kennzeichen, Ausgaben auf den Sammelkreditor. Exportierte Rechnungen sind gekennzeichnet, der Filter „nicht exportiert“ zeigt nur neue. Eine Datei enthält Belege aus einem Wirtschaftsjahr, die PDFs bekommt die Kanzlei als ZIP-Datei.
- Kontoauszug als CAMT.053
- Sie laden den Kontoauszug hoch, den Ihre Bank im Online-Banking bereitstellt. Steht die Rechnungsnummer im Verwendungszweck und stimmt der Betrag, erfasst JOBSON die Zahlung auf der Rechnung selbst.
- Vorschläge für den Rest
- Teilzahlungen, Überzahlungen und eine Zahlung für mehrere Rechnungen schlägt JOBSON vor, Sie bestätigen. Eine Rechnung, die Sie schon von Hand als bezahlt erfasst haben, wird nur verknüpft. Jede Zuordnung steht im Verlauf und lässt sich zurücknehmen.
Stimmen Sie Format und Konten vor dem ersten Import mit Ihrer Steuerberatung ab. DATEV ist ein Produkt der DATEV eG. JOBSON ist kein DATEV-Marktplatz-Partner, der Export erzeugt Dateien für den Import in DATEV. Eine direkte Bankverbindung über EBICS oder PSD2 gibt es nicht.
Was JOBSON erledigt und was bei Ihnen bleibt
| Bereich | Das macht JOBSON | Das bleibt bei Ihnen |
|---|---|---|
| Rechnung | erstellt sie aus der Abrechnungsunterlage, prüft die Pflichtangaben vor dem Ausstellen, vergibt lückenlose Nummern | Agenturdaten, Handelsregister und Steuernummer vollständig eintragen, Steuerhinweise mit der Steuerberatung abstimmen |
| E-Rechnung | erzeugt ZUGFeRD oder XRechnung nach dem Format beim Kunden | mit dem Kunden das Format und die Käuferreferenz klären |
| Versand | versendet per E-Mail mit PDF und E-Rechnung, protokolliert den Versand | Rechnungsadressen beim Kunden pflegen, bei einem Fehlschlag erneut senden |
| Eingehende E-Rechnungen | liest ZUGFeRD, Factur-X und XRechnung ohne KI ein | Kategorie und Zuordnung prüfen und die Ausgabe bestätigen |
| Buchhaltung | DATEV-Buchungsstapel mit Debitor, Erlöskonto und Kostenstelle | Konten mit der Kanzlei abstimmen, die Datei weitergeben; Buchführung und Abschluss bei Ihrer Steuerberatung |
| Zahlungen | ordnet Zahlungen aus dem CAMT.053-Kontoauszug zu, schlägt Teil- und Sammelzahlungen vor | den Kontoauszug hochladen, Vorschläge bestätigen |
| Steuerliche Prüfung | Hinweise auf fehlende Angaben | ob Ihre Rechnungen im Einzelfall den Anforderungen entsprechen, prüfen Sie mit Ihrer Steuerberatung |
Mehr zu JOBSON in Deutschland
- Finanzen und Rechnungen →Rechnungen, Einnahmen, Ausgaben, Kontoauszüge, Rentabilität je Kunde und Cashflow-Vorschau.
- Was JOBSON in Deutschland heute kann →Überlassungsdauer, Equal Pay, Branchenzuschläge, E-Rechnung, Dateien für DATEV und alle Funktionen auf einen Blick.
- Lohnvorbereitung und DATEV →Bruttolohn aus dem Stundenzettel und die Bewegungsdaten des Monats als Datei für DATEV.
Häufige Fragen
Ab wann gilt die E-Rechnungspflicht für Personaldienstleister?
Empfangen müssen alle Unternehmen in Deutschland E-Rechnungen seit 1. Januar 2025. Ausstellen müssen sie inländische Rechnungen an andere Unternehmen ab 1. Januar 2027, wenn der Gesamtumsatz im Vorjahr über 800.000 € lag, ab 1. Januar 2028 alle. Das gilt auch für Personaldienstleister. Die Einzelheiten regeln die Schreiben des Bundesfinanzministeriums.
Reicht eine PDF-Rechnung per E-Mail noch?
Eine PDF per E-Mail ist keine E-Rechnung, sondern eine sonstige Rechnung. 2025 und 2026 ist sie im Inland noch zulässig, 2027 nur noch bei einem Vorjahresumsatz bis 800.000 €. Ab 2028 brauchen Rechnungen an andere Unternehmen im Inland ein strukturiertes Format wie XRechnung oder ZUGFeRD. Ausgenommen sind Kleinbetragsrechnungen bis 250 €.
Wie erstelle ich eine XRechnung?
In JOBSON wählen Sie beim Kunden im Feld „E-Rechnung“ das Format XRechnung und tragen die Käuferreferenz ein. Hinterlegen Sie in den Einstellungen der Rechnungsstellung Ihren Ansprechpartner mit Telefon und Rechnungs-E-Mail. Beim Versand hängt JOBSON die XRechnung 3.0 (CII) als eigene XML-Datei neben dem PDF an die E-Mail.
Wie erstelle ich eine ZUGFeRD-Rechnung?
Für Kunden in Deutschland stellt JOBSON Rechnungen ohne weitere Einstellung als ZUGFeRD im Profil EN 16931 aus. Die XML-Datei ist in das PDF der Rechnung eingebettet (PDF/A-3). Ihr Kunde öffnet ein gewohntes PDF, seine Buchhaltung liest die Daten maschinell aus. Für einzelne Kunden ändern Sie das Format auf der Kundenkarte.
XRechnung oder ZUGFeRD: Welches Format brauche ich?
Das hängt davon ab, was Ihr Kunde verarbeitet. Beide Formate folgen der europäischen Norm EN 16931. ZUGFeRD verbindet PDF und Daten in einer Datei und passt, wenn der Kunde weiter ein lesbares PDF erwartet. XRechnung ist eine reine XML-Datei und wird oft von großen Unternehmen und öffentlichen Auftraggebern verlangt. In JOBSON legen Sie das Format je Kunde fest.
Was ist eine Leitweg-ID, und versendet JOBSON an öffentliche Auftraggeber?
Die Leitweg-ID ist die Käuferreferenz, mit der öffentliche Auftraggeber eingehende Rechnungen zuordnen. In JOBSON tragen Sie sie im Kundenprofil ein, und sie steht in der XRechnung. JOBSON versendet E-Rechnungen per E-Mail. Eine Übermittlung über Peppol oder an Rechnungsportale öffentlicher Auftraggeber gibt es nicht.
Wie lese ich eingehende E-Rechnungen ein, ohne sie abzutippen?
Sie laden ZUGFeRD-, Factur-X- oder XRechnung-Dateien (CII und UBL) bei den Ausgaben hoch. JOBSON liest Lieferant, Rechnungsnummer, Datumsangaben, Positionen je Steuersatz und IBAN maschinell aus, ohne KI und ohne Credits. Sie prüfen Kategorie und Zuordnung zu Kunde, Einsatzort oder Person und bestätigen die Ausgabe.
Welche Pflichtangaben stehen auf einer Rechnung aus JOBSON?
Die Angaben nach § 14 Abs. 4 UStG: Name und Anschrift beider Seiten, Steuernummer oder USt-IdNr., fortlaufende Nummer, Leistungszeitraum, Entgelt und Steuer je Steuersatz. Dazu kommt der Block nach § 35a GmbHG mit Registergericht und Geschäftsführern. Fehlt eine Angabe in Ihren Agenturdaten, stellt JOBSON die Rechnung nicht aus.
Kann man eine versendete Rechnung noch ändern?
Nein. Eine versendete Rechnung ist in JOBSON gesperrt, auch wenn Sie sie auf anderem Weg verschickt und als versendet markiert haben. Korrigieren lässt sie sich nur mit einer Rechnungskorrektur, die Nummer und Datum der ursprünglichen Rechnung nennt. Bis zum Versand können Sie eine ausgestellte Rechnung anpassen, sie behält ihre Nummer.
Wie kommen die Rechnungen zur Steuerberatung in DATEV?
JOBSON exportiert Ausgangsrechnungen und auf Wunsch Ausgaben als DATEV-Buchungsstapel (EXTF): mit Debitor je Kunde, Erlöskonto nach SKR03 oder SKR04, einer Zeile je Steuersatz und Kostenstelle. Die Kanzlei importiert die Datei in DATEV, die PDFs bekommt sie als ZIP-Datei. Eine direkte Online-Verbindung zu DATEV gibt es nicht.
Was kostet die E-Rechnung in JOBSON?
Nichts extra. Die E-Rechnung ist im Preis von JOBSON enthalten: ab 39 € im Monat zzgl. MwSt. bis 3 Benutzer im System, 99 € für 4 bis 10 Benutzer, jeder weitere Benutzer 5 €. Keine Einrichtungsgebühr, monatlich kündbar, 30 Tage kostenlos und ohne Kreditkarte.
Garantiert JOBSON, dass unsere Rechnungen die Anforderungen an die E-Rechnung erfüllen?
Nein. JOBSON ist ein Werkzeug und keine Steuerberatung. Es erstellt Rechnungen im Format XRechnung und ZUGFeRD, prüft vor dem Ausstellen, ob Pflichtangaben in Ihren Agenturdaten fehlen, und versendet die Rechnung. Ob Ihre Rechnungen im Einzelfall den steuerlichen Anforderungen entsprechen, prüfen Sie mit Ihrer Steuerberatung.
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